คำตอบสั้น ๆ: เข้าใจความต่างของสองโพรโทคอลที่ทำให้อีเมลหายหรือไม่ซิงก์ พร้อมแนวทางเลือกให้เหมาะกับการใช้งานและวิธีเปลี่ยนโดยไม่สูญเสียข้อมูล
คู่มือนี้อธิบาย IMAP ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
คำถามที่ฝ่าย IT ได้รับบ่อยที่สุดเรื่องอีเมลคือ ทำไมอีเมลที่อ่านบนมือถือแล้วยังขึ้นว่ายังไม่อ่านบนคอมพิวเตอร์ หรือทำไมอีเมลหายไปจากเครื่องหนึ่งแต่ยังอยู่อีกเครื่อง
คำตอบเกือบทุกครั้งอยู่ที่โพรโทคอลที่ใช้ การเข้าใจความต่างนี้แก้ปัญหาการใช้งานอีเมลได้มากกว่าครึ่งของเรื่องที่ผู้ใช้แจ้งเข้ามา
ความต่างในภาพรวม
POP3 คือการดาวน์โหลดมาเก็บไว้ที่เครื่อง
โปรแกรมอีเมลเชื่อมต่อเข้าเซิร์ฟเวอร์ ดาวน์โหลดอีเมลใหม่มาเก็บไว้ในเครื่อง แล้วโดยค่าเริ่มต้นจะลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ อีเมลจึงอยู่ที่เครื่องนั้นเครื่องเดียว
IMAP คือการเปิดดูอีเมลที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์
อีเมลทั้งหมดอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ โปรแกรมเพียงแสดงผลและซิงก์สถานะกลับไป เมื่ออ่านบนมือถือ เครื่องอื่นจะเห็นว่าอ่านแล้วทันที
เปรียบเทียบทีละข้อ
- ใช้หลายอุปกรณ์ IMAP ทำได้ดี ทุกเครื่องเห็นเหมือนกัน ส่วน POP3 แต่ละเครื่องแยกกันอิสระ
- พื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์ IMAP ใช้พื้นที่ตามปริมาณอีเมลจริงและอาจเต็มโควตา ส่วน POP3 ใช้น้อยเพราะย้ายออกไปแล้ว
- เมื่อเครื่องเสีย IMAP อีเมลยังอยู่ครบบนเซิร์ฟเวอร์ ส่วน POP3 หายทั้งหมดหากไม่มีข้อมูลสำรอง
- ใช้งานตอนไม่มีเน็ต POP3 อ่านได้ทั้งหมดเพราะอยู่ในเครื่อง ส่วน IMAP อ่านได้เฉพาะที่โปรแกรมดาวน์โหลดไว้
- โฟลเดอร์ที่สร้างเอง IMAP ซิงก์ให้ทุกเครื่อง ส่วน POP3 อยู่แค่เครื่องนั้น
- อีเมลที่ส่งออก IMAP เก็บบนเซิร์ฟเวอร์เห็นได้ทุกเครื่อง ส่วน POP3 เก็บในเครื่องที่ส่งเท่านั้น
ควรเลือกแบบไหน
สำหรับการใช้งานทั่วไปในปัจจุบัน IMAP คือคำตอบเกือบทุกกรณี เพราะคนส่วนใหญ่ใช้ทั้งคอมพิวเตอร์และมือถือ และการมีอีเมลอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่มีการสำรองข้อมูลปลอดภัยกว่าการเก็บไว้ในเครื่องเดียว
POP3 ยังเหมาะในกรณีเฉพาะ
- โควตาบนเซิร์ฟเวอร์เล็กมากแต่ต้องเก็บอีเมลย้อนหลังนาน
- เครื่องที่ใช้งานโดยไม่มีอินเทอร์เน็ตเป็นส่วนใหญ่
- ต้องการเก็บอีเมลไว้ที่เครื่องด้วยเหตุผลด้านข้อกำหนด
หากจำเป็นต้องใช้ POP3 ให้ตั้งค่าให้เก็บสำเนาไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ด้วย ซึ่งโปรแกรมอีเมลทุกตัวมีตัวเลือกนี้
พอร์ตและการเข้ารหัสที่ถูกต้อง
IMAP over SSL/TLS 993 ใช้ตัวนี้
IMAP + STARTTLS 143 ใช้ได้หากเซิร์ฟเวอร์บังคับเข้ารหัส
IMAP ไม่เข้ารหัส 143 ห้ามใช้
POP3 over SSL/TLS 995 ใช้ตัวนี้
POP3 + STARTTLS 110 ใช้ได้หากบังคับเข้ารหัส
POP3 ไม่เข้ารหัส 110 ห้ามใช้
SMTP submission 587 ใช้ตัวนี้สำหรับส่งอีเมล
SMTP over SSL 465 ใช้ได้
SMTP ไม่เข้ารหัส 25 ห้ามใช้สำหรับผู้ใช้ทั่วไปตรวจว่าเซิร์ฟเวอร์รองรับอะไรบ้าง
openssl s_client -connect mail.example.com:993 -crlf </dev/null 2>/dev/null | head -5
openssl s_client -connect mail.example.com:587 -starttls smtp </dev/null 2>/dev/null | head -5
nc -vz mail.example.com 993