คำตอบสั้น ๆ: รู้จักวิธีการ ลบผู้ใช้งานใน Microsoft 365 บร Admin Console
คู่มือนี้อธิบาย User Microsoft 365 ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
1. Login เข้า Admin Console URL : https://portal.microsoftonline.com/
2. กดที่เมนู Users > Active users
3. เลือก Account ที่ต้องการลบ
4. กด Delete user
5.เมื่อกด Delete user จะพบหน้าต่างในการยืนยันการลบ User ให้กด Delete user
6.เมื่อ Delete user สำเร็จจะพบกับหน้าต่าง ดังภาพ ให้กด Close เป็นอันเสร็จสมบูรณ์
ทำความเข้าใจ User Microsoft 365 ก่อนเริ่ม
การลบผู้ใช้ Microsoft 365 ไม่ใช่การลบทิ้งทันที ระบบจะย้ายบัญชีไปอยู่ในสถานะลบชั่วคราวและเก็บไว้ 30 วัน ในช่วงนี้ยังกู้คืนบัญชีพร้อมข้อมูลได้ทั้งหมด และไลเซนส์ที่บัญชีนั้นถืออยู่จะถูกคืนเข้ากองกลางให้นำไปใช้กับพนักงานคนใหม่ได้ทันที เมื่อพ้น 30 วันข้อมูลจะถูกลบถาวรและกู้ไม่ได้อีก การเข้าใจกรอบเวลานี้สำคัญมากในกรณีพนักงานลาออก เพราะเป็นช่วงเดียวที่ยังดึงอีเมลเก่ากลับมาได้
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน User Microsoft 365
- สิทธิ์ Global Administrator หรือ User Administrator
- ข้อสรุปว่าจะจัดการอีเมลเก่าของพนักงานอย่างไร เช่น ส่งต่อไปยังหัวหน้างาน หรือแปลงเป็น Shared mailbox ก่อนลบ
- รายการบริการที่ผูกกับบัญชีนี้ เช่น การเป็นเจ้าของไฟล์ใน OneDrive หรือเป็นเจ้าของทีมใน Teams
ตรวจสอบว่า User Microsoft 365 ทำงานถูกต้องแล้ว
- บัญชีหายไปจากรายการ Active users และไปปรากฏในรายการ Deleted users
- จำนวนไลเซนส์ที่ว่างเพิ่มขึ้นหนึ่งชุดในหน้าจัดการไลเซนส์
- ส่งอีเมลทดสอบถึงที่อยู่เดิมแล้วได้ข้อความตีกลับ ซึ่งยืนยันว่ากล่องจดหมายปิดรับแล้วจริง