วิธีการตั้งค่า Share a Folder (Sharing Page)

วิธีการ Share a Folder จากการตั้งค่า Sharing Page สามารถทำได้ดังนี้

1. ไปที่หน้า Preferences > Sharing

2. ในการ แบ่งส่วนโฟลเดอร์ ให้เลือกชนิดของโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน

3. คลิก Share

4. เลือกโฟลเดอร์ที่จะแบ่งปัน และคลิก OK

5. ในส่วนของ Shared Properties ให้เลือกว่าคุณต้องการที่จะแบ่งปันกับผู้ใช้ภายใน ภายนอก หรือสาธารณะ

6. ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับที่คุณแชร์ทำต่อไปนี้:

• สำหรับผู้เข้าร่วมภายใน (Internal users or groups) หรือกลุ่มรายชื่ออีเมลของผู้ใช้ ให้เลือกสิทธิ์การเข้าถึง
• สำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก (External guests) ผู้เข้าร่วมภายนอกจะมีการส่งข้อความอีเมลที่มีการเชื่อมโยงไปยังรายการที่ใช้ร่วมกัน พวกเขาสร้างชื่อที่ใช้แสดงและรหัสผ่านครั้งแรกที่พวกเขาดูรายการที่ใช้ร่วมกัน
• สำหรับผู้เข้าร่วมสาธารณะ (Public) ต้องกรอก URL ที่จะใช้งาน

7. ในพื้นที่ข้อความ เลือกประเภทของข้อความที่จะส่งให้กับผู้ที่คุณอนุญาตให้เข้าถึง ข้อความนี้จะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมภายในและผู้เข้าร่วมภายนอก
หมายเหตุ หากคุณเลือกสาธารณะคุณจะต้องแจ้ง URL สำหรับผู้เข้าร่วมสาธารณะ

8. คลิก OK

ทำความเข้าใจ Share a Folder ก่อนเริ่ม

การแชร์โฟลเดอร์ใน Zimbra ทำให้เพื่อนร่วมงานเข้าถึงอีเมล ปฏิทิน หรือรายชื่อผู้ติดต่อของคุณได้ตามระดับสิทธิ์ที่กำหนด โดยไม่ต้องบอกรหัสผ่านให้กัน ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ควรทำในทุกกรณี การแชร์จึงเป็นคำตอบที่ถูกต้องสำหรับสถานการณ์ที่พบบ่อย เช่น ให้เลขานุการดูปฏิทินแทน ให้หัวหน้าเข้าถึงกล่องจดหมายของทีม หรือให้เพื่อนร่วมงานรับเรื่องแทนช่วงลาพักยาว สิ่งสำคัญคือเลือกระดับสิทธิ์ให้พอดีกับงาน ไม่ให้สิทธิ์แก้ไขเมื่อเพียงต้องการให้ดู

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน Share a Folder

• บัญชีอีเมล Zimbra ที่เข้าใช้งานผ่านหน้าเว็บเมล
• ที่อยู่อีเมลของผู้ที่จะแชร์ให้
• ข้อสรุปว่าจะให้สิทธิ์ระดับใด ดูอย่างเดียว จัดการได้ หรือจัดการและมอบสิทธิ์ต่อได้

ตรวจสอบว่า Share a Folder ทำงานถูกต้องแล้ว

1. โฟลเดอร์ที่แชร์แสดงสัญลักษณ์การแชร์ในรายการโฟลเดอร์ของคุณ
2. ผู้รับได้รับอีเมลแจ้งและกดยอมรับการแชร์แล้ว
3. ให้ผู้รับทดสอบเปิดโฟลเดอร์ แล้วยืนยันว่าทำได้เท่าที่สิทธิ์กำหนดจริง