การนำเข้าสมุดที่อยู่ (Importing an Address Book)

Importing an Address Book (การนำเข้าสมุดที่อยู่)

คุณสามารถนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อ (Contact Lists) และ Address Books นั้นจะถูกบันทึกไว้ในไฟล์ (.csv) คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,) หลังจากที่รายชื่อที่จะถูกนำเข้าพวกเขาจะเรียงตามตัวอักษร ตามนามสกุลใน Address Books ของคุณ

1. ไปที่หน้า Preference

2. ไปที่เมนู Import/Export

3. ในการ Import > File กล่องข้อความ Browse และค้นหาไฟล์ csv ที่ที่จะนำเข้า

4. เลือก ชนิด (Type) ของรายชื่อผู้ติดต่อที่คุณกำลังนำเข้า คุณสามารถเลือกที่จะตรวจจับอัตโนมัติ (auto-detect) รายชื่อผู้ติดต่อหรือเลือกจากรายชื่อผู้ติดต่อในเมนูแบบ drop-down

5. เลือกหนังสือที่อยู่ปลายทาง (Destination) เพื่อนำเข้าที่ติดต่อหรือสร้างสมุดที่อยู่ใหม่

6. หากต้องการสร้างสมุดที่อยู่ใหม่ ให้คลิก New กรอกชื่อ สี และสถานที่ สำหรับโฟลเดอร์ใหม่

7. คลิก OK

8. คลิก Import

หมายเหตุ เวลาที่ใช้ในการนำเข้าขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์ .csv ที่นำเข้าอาจใช้เวลาไม่กี่นาที เมื่อการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์กล่องสถานะแสดงจำนวนรายชื่อที่นำเข้าสำเร็จ

ทำความเข้าใจการนำเข้าสมุดที่อยู่ก่อนเริ่ม

การนำเข้าสมุดที่อยู่จากไฟล์ CSV คือทางกลับของการส่งออก ใช้เมื่อย้ายมาจากระบบอีเมลอื่น เมื่อกู้รายชื่อที่เคยสำรองไว้ หรือเมื่อรับรายชื่อลูกค้าจากเพื่อนร่วมงาน จุดที่มักทำให้ผิดพลาดคือหัวคอลัมน์ของไฟล์ต้นทางไม่ตรงกับที่ระบบปลายทางคาดหวัง ทำให้ข้อมูลเข้าผิดช่อง เช่น เบอร์โทรไปอยู่ในช่องที่อยู่ จึงควรนำเข้าไฟล์ทดสอบจำนวนน้อยก่อนเสมอ แล้วจึงนำเข้าทั้งหมดเมื่อแน่ใจว่าคอลัมน์ตรงกัน

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งานการนำเข้าสมุดที่อยู่

• ไฟล์ .csv ที่ส่งออกมาจากระบบต้นทาง
• บัญชีอีเมล Zimbra ที่เข้าใช้งานผ่านหน้าเว็บเมล
• ข้อสรุปว่าจะนำเข้าไปยังสมุดที่อยู่เล่มใด ซึ่งควรสร้างเล่มใหม่ไว้ก่อนถ้าต้องการแยกกลุ่ม