คำตอบสั้น ๆ: Auto Reply ตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัตของระบบอีเมลบริษัท อีเมลเซิร์ฟเวอร์ มักเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง เพื่อทำให้ผู้ที่ส่งอีเมลมาถึงคุณในวันหยุดทำการ
คู่มือนี้อธิบายวิธีการตั้งค่าอีเมลตอบทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
การตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัตของระบบอีเมลบริษัท อีเมลเซิร์ฟเวอร์ มักเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง เพื่อทำให้ผู้ที่ส่งอีเมลมาถึงคุณในวันหยุดทำการในโอกาสต่างๆ ทราบว่า คุณกำลังหยุดทำงาน แต่เราได้รับอีเมลจากผู้ติดต่อแล้ว เมื่อเปิดทำการจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด ทำให้การสื่อสารราบลื่น
วิธีการติดตั้งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติบน Email Hosting ระบบ Zimbra มีดังนี้
- เข้าสู่ระบบ Webmail ด้วย Email และ Password ของผู้ใช้
- เลือกเมนู Preferences จากนั้นเลือกเมนู Out of Office
- กำหนดข้อความที่ต้องการและช่วงเวลา และกดบันทึกได้เลยครับ
Auto Reply Configuration (วิธีการตั้งค่าอีเมลตอบ)
Zimbra lets you set up an “Auto-Reply” or “Vacation” message.
- log in to your webmail with your email address and password.
- Click Preferences, then select Click Out of Office .
- Down the page under the group called Receiving Messages check the Send auto-reply message check box and enter your message and dates to apply the message for.
ทำความเข้าใจวิธีการตั้งค่าอีเมลตอบก่อนเริ่ม
อีเมลตอบกลับอัตโนมัติทำหน้าที่สื่อสารแทนคุณในช่วงที่ไม่อยู่ ในงานธุรกิจมันช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้จริง เพราะลูกค้าที่รู้ว่าอีเมลถึงแล้วและจะได้คำตอบเมื่อใด จะรอได้โดยไม่ต้องส่งซ้ำหรือโทรตาม ข้อความที่ได้ผลควรสั้น ระบุช่วงวันที่ชัดเจน และที่ขาดไม่ได้คือช่องทางสำรองสำหรับเรื่องด่วน เพราะการบอกเพียงว่าไม่อยู่โดยไม่บอกว่าให้ติดต่อใครแทน ไม่ได้ช่วยแก้ปัญหาให้ผู้ติดต่อเลย
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งานวิธีการตั้งค่าอีเมลตอบ
- บัญชีอีเมล Zimbra ที่เข้าใช้งานผ่านหน้าเว็บเมล
- ช่วงวันที่เริ่มและสิ้นสุดที่แน่นอน
- ชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับเรื่องแทนในช่วงที่ไม่อยู่