Duplicate Emails: แก้ Outlook รับอีเมลซ้ำและลบอีเมลที่ซ้ำ

Get-Mailbox -Identity [email protected] | Format-List ForwardingAddress,ForwardingSmtpAddress,DeliverToMailboxAndForward

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจ Send/Receive Groups และ add-in

Duplicate Emails จากขั้นนี้เกิดกับบัญชี IMAP และ POP ใน classic Outlook เป็นหลัก ไปที่แท็บ Send / Receive > Send/Receive Groups > Define Send/Receive Groups ดูว่ามีกลุ่มมากกว่าหนึ่งกลุ่มที่ดึงอีเมลบัญชีเดียวกันตามรอบเวลาหรือไม่ ถ้ามี ให้เหลือบัญชีนั้นในกลุ่มเดียว คลิก Edit ที่กลุ่มอื่นแล้วเอาเครื่องหมายออกจากบัญชีนั้น

จากนั้นทดสอบ add-in ด้วยการปิด Outlook แล้วกด Windows + R รัน outlook.exe /safe ใช้งานใน Safe Mode สักพัก ถ้า Duplicate Emails หยุดเกิดใน Safe Mode แปลว่ามี add-in เกี่ยวข้อง ให้ปิด add-in ทีละตัวที่ File > Options > Add-ins > Manage: COM Add-ins > Go ตามคู่มือ Outlook Safe Mode ถ้าต้นเหตุคือส่วนสแกนอีเมลของโปรแกรมรักษาความปลอดภัย อย่าแก้ด้วยการปิดการป้องกัน ให้ผู้ดูแลอัปเดตโปรแกรมหรือปรับวิธีสแกนตามคำแนะนำของผู้ผลิต ตรวจผลด้วยการใช้งานปกติหนึ่งวันแล้วดูว่ามี Duplicate Emails ใหม่หรือไม่

ขั้นตอนที่ 5: แก้ POP ที่ดาวน์โหลดอีเมลซ้ำ

บัญชี POP ที่ตั้งเก็บสำเนาไว้บนเซิร์ฟเวอร์ต้องจำว่าดาวน์โหลดฉบับไหนไปแล้ว ถ้า Outlook สูญข้อมูลนี้ จะดาวน์โหลดทุกฉบับที่ยังอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ใหม่อีกรอบ Duplicate Emails แบบนี้มีสองรูปแบบ

• ซ้ำครั้งเดียวทั้งกล่อง: เกิดหลังสร้างโปรไฟล์ใหม่ สร้างไฟล์ PST ใหม่ หรือลบแล้วเพิ่มบัญชีใหม่ อีเมลที่ยังอยู่บนเซิร์ฟเวอร์จะเข้ามาอีกชุด ไม่ต้องแก้การตั้งค่า ให้ลบชุดที่ซ้ำตามขั้นตอนที่ 6 ครั้งเดียว
• ซ้ำเรื่อย ๆ ทุกรอบรับอีเมล: มักเกิดเมื่อการเชื่อมต่อหลุดกลางการดาวน์โหลด Outlook จึงดึงฉบับเดิมซ้ำในรอบถัดไป ให้แก้การเชื่อมต่อก่อน ถ้าเห็นข้อความหมดเวลารอเซิร์ฟเวอร์ เช่น 0x8004210A ให้ตรวจเครือข่ายและเพิ่มค่า Server Timeouts ในแท็บ Advanced ของบัญชี

ตรวจการตั้งค่าที่ File > Account Settings > Account Settings เลือกบัญชี POP > Change > More Settings > แท็บ Advanced ดู Leave a copy of messages on the server, Remove from server after และ Remove from server when deleted from 'Deleted Items' ถ้าใช้หลายอุปกรณ์อ่านอีเมลบัญชีเดียวกัน การเปลี่ยนเป็น IMAP แก้ปัญหานี้ได้ถาวรกว่า เพราะ IMAP ซิงก์กับเซิร์ฟเวอร์แทนการดาวน์โหลดเก็บ ดูความหมายของแต่ละตัวเลือกในคู่มือ Leave a Copy

ขั้นตอนที่ 6: ลบ Duplicate Emails อย่างปลอดภัย

ลบ Duplicate Emails หลังแก้ต้นเหตุแล้วเท่านั้น และสำรองก่อนเสมอ ใน classic Outlook ไปที่ File > Open & Export > Import/Export เลือก Export to a file > Outlook Data File (.pst) แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่จะลบ Duplicate Emails

วิธีที่ 1: ใช้ Clean Up

เลือกโฟลเดอร์ เช่น Inbox แล้วไปที่ Home > Clean Up > Clean Up Folder คำสั่งนี้ย้ายอีเมลที่เนื้อหาซ้ำกับอีเมลฉบับอื่นในบทสนทนาเดียวกันไปที่ Deleted Items ได้ผลดีกับ Duplicate Emails ที่เป็นฉบับเดียวกันจริง แต่ไม่ได้รับประกันว่าจะจับได้ทุกคู่ ตั้งค่าปลายทางและข้อยกเว้นได้ที่ File > Options > Mail ส่วน Conversation Clean Up เช่น ไม่ย้ายอีเมลที่ยังไม่อ่านหรือมี Flag

วิธีที่ 2: เรียงตามหัวเรื่องแล้วลบเอง

1. ปิดมุมมองบทสนทนาด้วยการเอาเครื่องหมายออกจาก Show as Conversations ในแท็บ View
2. คลิกหัวคอลัมน์ Subject เพื่อเรียงตามหัวเรื่อง ฉบับที่ซ้ำจะอยู่ติดกัน ถ้าต้องการความแม่นยำขึ้น ให้เพิ่มคอลัมน์ Size และ Received เพื่อดูว่าขนาดและเวลาตรงกัน
3. กด Ctrl ค้างแล้วคลิกเลือกเฉพาะฉบับที่เกิน เหลือไว้คู่ละหนึ่งฉบับ แล้วกด Delete

Duplicate Emails ที่ลบจะไปอยู่ใน Deleted Items ให้ตรวจในนั้นอีกครั้งก่อนล้างโฟลเดอร์ ถ้าเผลอลบฉบับเดียวที่มีอยู่ ให้ย้ายกลับได้ทันที กับบัญชี Microsoft 365 และ IMAP การลบใน Outlook จะลบบนเซิร์ฟเวอร์ด้วย ซึ่งถูกต้องเพราะฉบับซ้ำเป็นสำเนาเกินบนเซิร์ฟเวอร์เช่นกัน ระวัง add-in ลบ Duplicate Emails ที่ไม่รู้แหล่งที่มา เพราะต้องให้สิทธิ์เข้าถึงอีเมลทั้งกล่อง

Duplicate Emails ใน new Outlook และ Outlook on the web

new Outlook และ Outlook on the web ไม่มี Send/Receive Groups และไม่ดาวน์โหลด POP แบบ classic สาเหตุที่เหลือจึงเป็นเรื่องฝั่งบัญชีและเซิร์ฟเวอร์ ได้แก่ บัญชีซ้ำ Rules ที่คัดลอก และการส่งต่อพร้อมเก็บสำเนา ให้ใช้ขั้นตอนที่ 1 ถึง 3 ได้ตามเดิม ส่วนการลบฉบับซ้ำ ถ้าแอปที่ใช้อยู่ไม่มีคำสั่ง Clean Up แบบ classic ให้ใช้วิธีเรียงตามหัวเรื่องแล้วลบเอง ถ้า Duplicate Emails เกิดเฉพาะในโฟลเดอร์ Sent Items ของบัญชี IMAP มักเป็นเพราะทั้ง Outlook และเซิร์ฟเวอร์ต่างบันทึกสำเนาอีเมลที่ส่ง ให้ตรวจว่าเซิร์ฟเวอร์บันทึกสำเนาเองหรือไม่ แล้วปิดการเก็บสำเนาฝั่งใดฝั่งหนึ่ง

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Duplicate Emails

ทำไมสร้างโปรไฟล์ใหม่แล้วอีเมลเก่าเข้ามาซ้ำทั้งกล่อง?

Duplicate Emails ทั้งกล่องแบบนี้มักเป็นบัญชี POP ที่ตั้ง Leave a copy of messages on the server ไว้ โปรไฟล์ใหม่ไม่รู้ว่าเคยดาวน์โหลดฉบับไหนไปแล้ว จึงดึงทุกฉบับที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์มาอีกชุด เป็นการซ้ำครั้งเดียว ลบชุดที่ซ้ำตามขั้นตอนที่ 6 แล้วจะไม่เกิดอีก ถ้ายังมีไฟล์ PST เดิม ให้เปิดไฟล์นั้นแทนการดาวน์โหลดใหม่ในครั้งต่อไป

Clean Up จะลบอีเมลที่ไม่ซ้ำไปด้วยไหม?

ไม่ควรเกิด เพราะ Clean Up ย้ายเฉพาะอีเมลที่ Outlook มองว่าเนื้อหาซ้ำอยู่ในอีเมลฉบับอื่นของบทสนทนาเดียวกัน และย้ายไปที่ Deleted Items ไม่ได้ลบทันที ถ้ากังวล ให้ตั้งข้อยกเว้นใน Conversation Clean Up และตรวจ Deleted Items ก่อนล้าง

อีเมลซ้ำเฉพาะใน Sent Items เกิดจากอะไร?

Duplicate Emails ใน Sent Items ของบัญชี IMAP มักเป็นเพราะทั้ง Outlook และเซิร์ฟเวอร์ต่างเก็บสำเนาอีเมลที่ส่ง ให้ปิดการเก็บสำเนาฝั่งใดฝั่งหนึ่ง ส่วนกับ Shared Mailbox ใน Microsoft 365 อาจเกิดจากเปิด MessageCopyForSentAsEnabled ร่วมกับค่า DelegateSentItemsStyle ในเครื่อง ซึ่ง Microsoft ระบุว่าจะได้สำเนาสองฉบับ

ลบอีเมลซ้ำใน Outlook แล้วอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์จะหายไหม?

บัญชี Microsoft 365 และ IMAP การลบ Duplicate Emails ใน Outlook ลบบนเซิร์ฟเวอร์ด้วย จึงต้องลบเฉพาะฉบับเกินและเหลือไว้หนึ่งฉบับ บัญชี POP ขึ้นกับการตั้งค่า Remove from server when deleted from 'Deleted Items' ในขั้นตอนที่ 5

วิธีแก้ Duplicate Emails ใช้กับ new Outlook ได้ไหม?

ได้สำหรับการตรวจหัวอีเมล บัญชีซ้ำ Rules และการส่งต่อ ส่วน Send/Receive Groups, Safe Mode และการตั้งค่า POP ในคู่มือนี้เป็นของ classic Outlook

อ้างอิงเพิ่มเติมจากเอกสาร Messages sent from a shared mailbox aren't saved to the Sent Items folder ของ Microsoft ซึ่งอธิบายกรณีสำเนาซ้ำใน Sent Items

ถ้า Duplicate Emails เกิดกับหลายเครื่องพร้อมกัน หรือกำลังพิจารณาย้ายอีเมลบริษัทจาก POP ไปเป็น IMAP ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ และดูรายละเอียดบริการอีเมลองค์กร Private Mail Server ได้ที่หน้าบริการของเรา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Duplicate Emails

• เอกสารทางการของ Microsoft Learn
• Junk Email: ตั้ง Safe Senders และ Blocked Senders ใน Outlook
• คู่มือการใช้งานทั้งหมดของ THAI DATA CLOUD