THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Recurring Meeting: แก้ไขและยกเลิกนัดประชุมซ้ำใน Outlook

Recurring Meeting ต้องเลือกให้ถูกว่าแก้ครั้งเดียวหรือทั้งชุด การแก้ทั้งชุดล้างครั้งที่แก้ไว้ จะเลิกใช้ให้ตั้ง End by แทนการลบ และส่งต่อก่อนผู้จัดลาออก

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 14 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Recurring Meeting — Recurring Meeting: แก้ไขและยกเลิกนัดประชุมซ้ำใน Outlook
Recurring Meeting: แก้ไขและยกเลิกนัดประชุมซ้ำใน Outlook

คำตอบสั้น ๆ: Recurring Meeting ต้องเลือกให้ถูกว่าแก้ครั้งเดียวหรือทั้งชุด การแก้ทั้งชุดล้างครั้งที่แก้ไว้ จะเลิกใช้ให้ตั้ง End by แทนการลบ และส่งต่อก่อนผู้จัดลาออก

คู่มือนี้อธิบาย Recurring Meeting ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Recurring Meeting คือนัดประชุมที่ตั้งให้เกิดซ้ำตามรอบ เช่น ประชุมทีมทุกวันจันทร์ 09:00 น. ปัญหาที่ผู้ใช้เจอบ่อยคือแก้ครั้งเดียวแต่ทั้งชุดเปลี่ยนตาม แก้ทั้งชุดแล้วครั้งที่ปรับไว้เป็นพิเศษหายไป ยกเลิกแล้วผู้เข้าร่วมยังเห็นนัดค้าง หรือผู้จัดลาออกแล้วไม่มีใครแก้ชุดนั้นได้อีก สาเหตุส่วนใหญ่คือเลือกขอบเขตผิดตอนเปิดนัด คือแก้ทั้งชุด (series) ทั้งที่ตั้งใจแก้ครั้งเดียว (occurrence) หรือกลับกัน วิธีที่ได้ผลบ่อยที่สุดคือเลือกขอบเขตให้ถูกทุกครั้งที่เปิด Recurring Meeting และเมื่อจะเลิกใช้ชุดเดิม ให้ตั้งวันสิ้นสุดแทนการลบทั้งชุด

คู่มือนี้สำหรับผู้จัดประชุมและผู้ดูแลระบบ ใช้ได้กับ classic Outlook for Windows, new Outlook และ Outlook on the web บนบัญชี Microsoft 365 หรือ Exchange ถ้าไม่แน่ใจว่าใช้แบบไหน classic Outlook มีเมนู File มุมซ้ายบน ส่วน new Outlook มีสวิตช์ New Outlook และไอคอนเฟือง ข้อสำคัญคือมีเพียงผู้จัดเท่านั้นที่แก้หรือยกเลิกนัดได้ Microsoft ระบุว่าผู้รับเชิญแก้รายละเอียดของนัดที่คนอื่นจัดไม่ได้ เมื่อทำครบ คุณจะแก้ครั้งเดียวหรือทั้งชุดได้ถูก จบชุดเดิมโดยไม่ทำให้ประวัติหาย ส่งต่อประชุมประจำก่อนพนักงานลาออก และรู้ว่าทำไมห้องประชุมปฏิเสธนัดซ้ำ

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • ต้องเป็นผู้จัด (organizer) ของ Recurring Meeting นั้น หรือเป็น Delegate ที่ได้รับสิทธิ์แก้ปฏิทินของผู้จัด
  • จดครั้งที่เคยแก้ไว้เป็นพิเศษ เช่น เลื่อนเวลาเฉพาะสัปดาห์หนึ่งหรือเปลี่ยนห้อง ก่อนแก้ทั้งชุด เพราะอาจต้องทำซ้ำ
  • ถ้านัดใช้ห้องประชุม ให้รู้นโยบายการจองห้องของบริษัท เช่น จองล่วงหน้าได้กี่วัน
  • ผู้ดูแลที่จะตรวจนโยบายห้องประชุมต้องเชื่อมต่อ Exchange Online PowerShell ได้

ก่อนแก้ Recurring Meeting ต้องรู้จักสามคำนี้

  • Series (ทั้งชุด): ตัวนัดหลักที่เก็บรูปแบบการเกิดซ้ำ เช่น ทุกวันจันทร์ ไม่มีวันสิ้นสุด
  • Occurrence (ครั้งเดียว): นัดแต่ละครั้งในชุด เช่น วันจันทร์ที่ 16 พฤศจิกายน
  • Exception (ครั้งที่แก้เป็นพิเศษ): ครั้งที่ถูกแก้ให้ต่างจากทั้งชุด เช่น เลื่อนเป็นวันอังคารเพราะติดวันหยุด

กฎสำคัญคือการเปลี่ยนรูปแบบการเกิดซ้ำหรือเวลาของทั้งชุดใน classic Outlook ทำให้ exceptions ถูกล้าง และ Outlook จะเตือนก่อนบันทึก ส่วนการแก้ครั้งเดียวไม่กระทบครั้งอื่น ถ้าเข้าใจสามคำนี้ จะเลือกขอบเขตได้ถูกเกือบทุกครั้งที่แก้ Recurring Meeting

ตารางเปรียบเทียบวิธีแก้ Recurring Meeting ใน classic Outlook กับ new Outlook ทั้งแก้ครั้งเดียว แก้ทั้งชุด หยุดชุด และเปลี่ยนผู้จัด
เปลี่ยนตั้งแต่วันหนึ่งเป็นต้นไป ให้จบชุดเดิมแล้วสร้างชุดใหม่ ครั้งในอดีตจะไม่ถูกแตะ

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Recurring Meeting ให้ถูกขอบเขต

classic Outlook

ดับเบิลคลิก Recurring Meeting ในปฏิทิน Outlook จะถามว่าต้องการเปิดเฉพาะครั้งนี้หรือทั้งชุด เลือก Just this one ถ้าจะแก้ครั้งเดียว หรือ The entire series ถ้าจะแก้ทั้งชุด เมื่อเปิดทั้งชุด แท็บบน ribbon จะเปลี่ยนชื่อเป็น Meeting Series ใช้เป็นจุดสังเกตว่ากำลังแก้ทั้งชุดอยู่

new Outlook และ Outlook on the web

ดับเบิลคลิกนัดที่คุณเป็นผู้จัด จะมีตัวเลือกสามแบบ คือแก้เฉพาะครั้งนี้ (Edit the one event in the series) แก้ทั้งชุด (Edit series) และแก้ครั้งนี้กับครั้งถัดไปทั้งหมด (Edit this and all following events) หรือคลิกขวาที่นัดแล้วเลือก Edit หรือ Cancel จากเมนู ตัวเลือกสุดท้ายเหมาะกับการเปลี่ยนเวลาตั้งแต่วันหนึ่งเป็นต้นไปโดยไม่แตะครั้งที่ผ่านมา

ตรวจว่าเปิดถูกโดยดูช่องวันที่ในฟอร์ม ถ้าเปิดครั้งเดียว ช่องวันที่จะเป็นวันของครั้งนั้น ถ้าเปิดทั้งชุดจะเห็นรายละเอียดรูปแบบการเกิดซ้ำ

ขั้นตอนที่ 2: แก้เฉพาะครั้งเดียวของ Recurring Meeting

เปิดแบบครั้งเดียวตามขั้นตอนที่ 1 แก้เวลา ห้อง หรือรายละเอียด แล้วคลิก Send Update ใน classic Outlook หรือ Send ใน new Outlook ผู้เข้าร่วมจะได้อัปเดตเฉพาะครั้งนั้น Microsoft ระบุข้อจำกัดของการแก้ครั้งเดียวไว้สองข้อ

  • เลื่อนวันของครั้งหนึ่งข้ามครั้งก่อนหน้าหรือครั้งถัดไปไม่ได้ เช่น ประชุมทุกวันจันทร์ จะเลื่อนครั้งวันที่ 16 ไปวันที่ 24 ซึ่งเลยครั้งวันที่ 23 ไม่ได้ ต้องยกเลิกครั้งนั้นแล้วสร้างนัดแยก
  • ถ้าเอาผู้เข้าร่วมออกจากครั้งเดียว คนนั้นยังได้รับเชิญในครั้งอื่นของชุดอยู่ ถ้าจะเอาออกถาวร ต้องแก้ทั้งชุด

ตรวจผลโดยดูปฏิทินสัปดาห์ถัดไป ครั้งอื่นต้องยังเป็นเวลาเดิม ถ้าครั้งอื่นเปลี่ยนตามด้วย แปลว่าเปิดผิดเป็นทั้งชุด ถ้าเกิดกับปฏิทินของ Microsoft 365 Group ใน classic Outlook ที่เปิด shared calendar improvements อยู่ ให้ตรวจรายการปัญหาที่ Microsoft ยังสอบสวน ซึ่งมีกรณีแก้ครั้งเดียวแล้วทุกครั้งเปลี่ยนในบาง build ให้แก้ผ่าน Outlook on the web แทนชั่วคราว

ขั้นตอนที่ 3: แก้ Recurring Meeting ทั้งชุดโดยไม่ให้ exceptions หาย

ใน classic Outlook เปิดแบบ The entire series แล้วคลิก Recurrence บนแท็บ Meeting Series (ทางลัด Ctrl + G) เพื่อแก้รูปแบบ ถ้าเปลี่ยนวัน เวลา หรือรอบของการเกิดซ้ำ ครั้งที่เคยแก้เป็นพิเศษจะถูกล้าง ผู้เข้าร่วมจะไม่ได้แจ้งเรื่องครั้งที่หายไปแยกต่างหาก ให้ทำตามลำดับนี้

  1. เปิดมุมมอง List ของปฏิทินหรือดูปฏิทินล่วงหน้า แล้วจด exceptions ทั้งหมดไว้
  2. แก้รูปแบบทั้งชุดแล้วคลิก Send Update
  3. ทำ exceptions ที่ยังต้องใช้กลับมาทีละครั้งตามขั้นตอนที่ 2

ถ้าต้องการเปลี่ยนเวลาตั้งแต่วันหนึ่งเป็นต้นไป วิธีที่ไม่แตะประวัติคือจบชุดเดิมตามขั้นตอนที่ 4 แล้วสร้าง Recurring Meeting ชุดใหม่เริ่มจากวันนั้น ใน new Outlook ใช้ Edit this and all following events ได้ผลแบบเดียวกัน ทดสอบโดยเปิดครั้งในอดีตหนึ่งครั้ง ต้องยังเป็นเวลาเดิม

ขั้นตอนที่ 4: จบ Recurring Meeting หรือยกเลิกครั้งที่เหลือ

classic Outlook

  1. เปิดแบบ The entire series แล้วคลิก Recurrence
  2. ในส่วน Range of recurrence เปลี่ยนจาก No end date เป็น End by แล้วเลือกวันที่ของครั้งสุดท้ายที่ต้องการ
  3. คลิก OK แล้ว Send Update

new Outlook และ Outlook on the web

เปิดครั้งแรกที่ไม่ต้องการแล้ว เลือก Cancel และเลือกยกเลิกครั้งนี้กับครั้งถัดไปทั้งหมด ใส่ข้อความแจ้งผู้เข้าร่วมแล้วส่ง

วิธีนี้ดีกว่าการลบ Recurring Meeting ทั้งชุด เพราะครั้งที่ผ่านมาแล้วยังอยู่ในปฏิทินของทุกคนเป็นหลักฐานว่ามีการประชุม การลบทั้งชุดอาจลบครั้งในอดีตออกจากปฏิทินของผู้เข้าร่วมด้วย ขึ้นกับรุ่นของ Outlook และตัวเลือกที่เลือกตอนลบ ตรวจผลโดยดูปฏิทินหลังวันสิ้นสุด ต้องไม่มีนัดของชุดนี้แล้ว และครั้งก่อนหน้ายังอยู่

ขั้นตอนที่ 5: ส่งต่อ Recurring Meeting ก่อนพนักงานลาออก

Outlook เปลี่ยนผู้จัดของนัดไม่ได้ ถ้าผู้จัดลาออกแล้วลบกล่องจดหมาย Recurring Meeting ที่ไม่มีวันสิ้นสุดจะค้างอยู่ในปฏิทินของผู้เข้าร่วมและห้องประชุมต่อไป และไม่มีใครแก้หรือยกเลิกได้ ให้ทำตามลำดับนี้ก่อนวันทำงานสุดท้าย

  1. ผู้จัดเปิดรายการนัดของตัวเองในมุมมอง List เพื่อหา Recurring Meeting ที่ไม่มีวันสิ้นสุด
  2. ผู้จัดตั้งวันสิ้นสุดของแต่ละชุดเป็นวันทำงานสุดท้ายตามขั้นตอนที่ 4
  3. ผู้รับช่วงงานสร้าง Recurring Meeting ชุดใหม่ เริ่มหลังวันสิ้นสุดของชุดเดิม เชิญผู้เข้าร่วมและห้องเดิม และสร้างลิงก์ Teams ใหม่ ดูคู่มือนัดประชุม Teams จาก Outlook
  4. แจ้งผู้เข้าร่วมว่าชุดใหม่แทนชุดเดิม เพื่อไม่ให้ตอบรับผิดชุด

ถ้าผู้จัดออกไปแล้วโดยไม่ได้ทำขั้นนี้ ผู้ดูแลยังยกเลิกนัดที่ค้างได้ด้วย Remove-CalendarEvents ตราบใดที่กล่องจดหมายยังอยู่ ดูวิธีในคู่มือลบนัดประชุมของพนักงานที่ลาออก

ลำดับการส่งต่อ Recurring Meeting ก่อนพนักงานลาออก ตั้งแต่หาชุดที่ไม่มีวันสิ้นสุด ตั้ง End by สร้างชุดใหม่ จนถึงผู้ดูแลตรวจซ้ำ
ผู้จัดของนัดเปลี่ยนไม่ได้ ต้องจบชุดเดิมและให้ผู้รับช่วงสร้างชุดใหม่

ขั้นตอนที่ 6: แก้ห้องประชุมที่ปฏิเสธ Recurring Meeting

ถ้าส่ง Recurring Meeting แล้วได้คำตอบปฏิเสธจากห้องประชุม สาเหตุมักมาจากนโยบายการจองของห้อง ซึ่งตั้งด้วย Set-CalendarProcessing ค่าที่เกี่ยวข้องและค่าเริ่มต้นตามเอกสารของ Microsoft มีดังนี้

  • BookingWindowInDays: จองล่วงหน้าได้กี่วัน ค่าเริ่มต้น 180 วัน
  • EnforceSchedulingHorizon: ค่าเริ่มต้น True คือถ้า Recurring Meeting ยาวเกินช่วงที่จองได้ ห้องจะปฏิเสธทั้งชุด ถ้าเป็น False ห้องจะรับ แต่ตัดครั้งที่เกินช่วงออก
  • MaximumConflictInstances และ ConflictPercentageAllowed: ค่าเริ่มต้น 0 ทั้งคู่ คือถ้ามีครั้งใดชนกับการจองเดิมแม้ครั้งเดียว ห้องจะปฏิเสธทั้งชุด
  • AllowRecurringMeetings: ถ้าเป็น False ห้องไม่รับนัดซ้ำเลย
Get-CalendarProcessing [email protected] | Format-List BookingWindowInDays,EnforceSchedulingHorizon,MaximumConflictInstances,ConflictPercentageAllowed,AllowRecurringMeetings

ฝั่งผู้จัดแก้ได้ทันทีโดยตั้งวันสิ้นสุดของ Recurring Meeting ให้อยู่ในช่วงที่จองได้ และใช้ Scheduling Assistant ดูว่าครั้งไหนชน ฝั่งผู้ดูแลปรับนโยบายได้ถ้าบริษัทยอมให้จองยาวขึ้น วิธีตั้งห้องประชุมแบบละเอียดอยู่ในคู่มือ Room Mailbox ตรวจผลโดยส่ง Recurring Meeting ชุดใหม่ ถ้าห้องตอบ Accepted แปลว่าผ่านแล้ว

ผลคำสั่ง Get-CalendarProcessing ของห้องประชุม แสดงค่าที่ทำให้ Recurring Meeting ถูกปฏิเสธ เช่น BookingWindowInDays 180
ค่าเริ่มต้นคือจองล่วงหน้า 180 วัน และชนแม้ครั้งเดียวห้องจะปฏิเสธทั้งชุด

ขั้นตอนที่ 7: ตั้ง Recurring Meeting ใหม่ให้ดูแลง่าย

  • ตั้งวันสิ้นสุดเสมอ: เช่น สิ้นไตรมาสหรือสิ้นปี แล้วสร้างชุดใหม่เมื่อครบ ชุดที่ไม่มีวันสิ้นสุดจะสะสม exceptions และกลายเป็นนัดค้างเมื่อผู้จัดลาออก
  • อย่าแนบไฟล์ใน Recurring Meeting: เครื่องมือ Calendar Checking Tool (CalCheck) ของ Microsoft ถือว่านัดที่มีไฟล์แนบมากกว่า 25 ไฟล์หรือขนาดเกิน 10 MB เป็นสัญญาณของปัญหา ให้ใช้ลิงก์ OneDrive หรือ SharePoint แทน
  • ใส่ห้องตั้งแต่สร้างชุด: การเพิ่มห้องภายหลังเสี่ยงชนกับการจองที่มีอยู่และถูกปฏิเสธทั้งชุดตามขั้นตอนที่ 6
  • เสนอเวลาใหม่ใช้ไม่ได้กับนัดซ้ำ: Microsoft ระบุว่าผู้เข้าร่วมใช้ Propose New Time กับ Recurring Meeting ไม่ได้ ถ้าเวลาไม่สะดวก ให้ตอบกลับผู้จัดโดยตรง ดูคู่มือ Propose New Time

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Recurring Meeting

ทำไมแก้ครั้งเดียวแล้วทั้งชุดเปลี่ยนตาม?

เพราะเปิดนัดแบบทั้งชุด ใน classic Outlook สังเกตแท็บ Meeting Series ถ้าเห็นแท็บนี้แปลว่ากำลังแก้ทั้งชุด ให้ปิดแล้วเปิดใหม่ด้วย Just this one ถ้าเปิดถูกแล้วยังเปลี่ยนทั้งชุดในปฏิทินของ Microsoft 365 Group ให้แก้ผ่าน Outlook on the web ระหว่างรอ Microsoft แก้ปัญหา

ทำไมครั้งที่แก้ไว้หายหลังแก้ทั้งชุด?

การเปลี่ยนรูปแบบหรือเวลาของทั้งชุดล้าง exceptions ทั้งหมด ต้องทำครั้งพิเศษกลับมาเอง ครั้งต่อไปให้จด exceptions ไว้ก่อน หรือจบชุดเดิมแล้วสร้างชุดใหม่แทนการแก้ทั้งชุด

ผู้เข้าร่วมลบ Recurring Meeting ออกจากปฏิทินตัวเองได้ไหม?

ได้ ผู้เข้าร่วมปฏิเสธหรือลบ Recurring Meeting ทั้งชุดออกจากปฏิทินของตัวเองได้ ไม่กระทบผู้จัดและผู้เข้าร่วมคนอื่น ถ้าผู้จัดลาออกไปแล้ว ให้เลือกไม่ส่งคำตอบ เพราะคำตอบจะตีกลับ

เปลี่ยนผู้จัด Recurring Meeting ให้คนอื่นได้ไหม?

ไม่ได้ ผู้จัดของนัดเปลี่ยนไม่ได้ทั้งใน classic Outlook และ new Outlook วิธีที่ถูกคือให้ผู้จัดเดิมตั้งวันสิ้นสุด แล้วผู้รับช่วงสร้างชุดใหม่ตามขั้นตอนที่ 5

ถ้าต้องการให้ช่วยวางขั้นตอนส่งต่อประชุมประจำเมื่อพนักงานลาออก หรือปรับนโยบายการจองห้องประชุมขององค์กร ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ และดูรายละเอียดบริการ Microsoft 365 สำหรับองค์กรที่ต้องการทีมช่วยดูแลระบบ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Recurring Meeting

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน