THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Sent Items: แก้อีเมลที่ส่งไม่เข้า Sent Items บน Outlook IMAP

Sent Items ของบัญชี IMAP ไม่ตรงกับเว็บเมล มักเพราะ Outlook หาโฟลเดอร์ Sent บนเซิร์ฟเวอร์ไม่เจอ ตั้ง Root folder path แล้วซิงก์ใหม่ ถ้าซ้ำให้ปิดการบันทึกสำเนา

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 15 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Sent Items — Sent Items: แก้อีเมลที่ส่งไม่เข้า Sent Items บน Outlook IMAP
Sent Items: แก้อีเมลที่ส่งไม่เข้า Sent Items บน Outlook IMAP

คำตอบสั้น ๆ: Sent Items ของบัญชี IMAP ไม่ตรงกับเว็บเมล มักเพราะ Outlook หาโฟลเดอร์ Sent บนเซิร์ฟเวอร์ไม่เจอ ตั้ง Root folder path แล้วซิงก์ใหม่ ถ้าซ้ำให้ปิดการบันทึกสำเนา

คู่มือนี้อธิบาย Sent Items ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

ปัญหา Sent Items ใน Outlook ที่ใช้อีเมลบริษัทแบบ IMAP มีหลายหน้าตา ส่งอีเมลแล้วไม่มีสำเนาใน Sent Items เลย หรือมีใน Outlook แต่เปิดเว็บเมลหรือมือถือแล้วไม่เห็น หรือมีสองโฟลเดอร์ทั้ง Sent และ Sent Items (This computer only) บางเครื่องอีเมลที่ส่งขึ้นซ้ำสองฉบับ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือ Outlook หาโฟลเดอร์ส่งแล้วบนเซิร์ฟเวอร์ไม่เจอ จึงสร้าง Sent Items ไว้ในเครื่องแทนและไม่ซิงก์ขึ้นเซิร์ฟเวอร์ วิธีที่ได้ผลบ่อยที่สุดคือทำให้ Outlook จับคู่โฟลเดอร์ได้ถูก ด้วยการตั้ง Root folder path หรือกำหนดโฟลเดอร์พิเศษที่เว็บเมล แล้วให้ Outlook ซิงก์ใหม่

คู่มือนี้เขียนสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลที่ใช้ classic Outlook for Windows (Microsoft 365, 2024, 2021 และ 2016/2019) กับบัญชี IMAP ของอีเมลบริษัท และมีขั้นตอนท้ายสำหรับผู้ดูแล Microsoft 365 ที่ผู้ใช้ส่งจาก Shared Mailbox แล้วอีเมลไม่เข้า Sent Items ของกล่องกลาง เมื่อทำครบ คุณจะรู้ว่าอีเมลที่ส่งไปเก็บไว้ที่ไหน และทำให้ Sent Items ใน Outlook ตรงกับเว็บเมลและมือถือ

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • ยืนยันว่าใช้ classic Outlook (มีเมนู File) และบัญชีเป็น IMAP ดูได้ที่ File > Account Settings > Account Settings คอลัมน์ Type ต้องเป็น IMAP/SMTP
  • เข้าเว็บเมลของบัญชีเดียวกันได้ เพื่อดูว่าบนเซิร์ฟเวอร์มีโฟลเดอร์อะไรบ้าง
  • ถ้าจะสร้างไฟล์ OST ใหม่ในขั้นตอนที่ 6 ต้องสำรองโฟลเดอร์ที่มีคำว่า This computer only ก่อน
  • สำหรับขั้นตอนที่ 7: สิทธิ์ผู้ดูแล Exchange Online และ Exchange Online PowerShell

สาเหตุของ Sent Items ไม่ตรงกับเซิร์ฟเวอร์

บัญชี IMAP เก็บอีเมลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ แต่ละเซิร์ฟเวอร์ตั้งชื่อโฟลเดอร์ส่งแล้วต่างกัน เช่น Sent, Sent Items หรือ INBOX.Sent classic Outlook จะถามเซิร์ฟเวอร์ว่าโฟลเดอร์พิเศษ (special folders) ตัวไหนใช้ทำอะไร ถ้าเซิร์ฟเวอร์ไม่บอก Outlook จะเดาจากชื่อที่พบบ่อย ถ้ายังหาไม่เจอ Outlook จะสร้างโฟลเดอร์ในเครื่องที่ต่อท้ายว่า (This computer only) ซึ่งไม่ซิงก์ขึ้นเซิร์ฟเวอร์ อีเมลที่ส่งจาก Outlook จึงอยู่แค่ในเครื่องนี้

Microsoft ระบุในบทความ Change where sent email messages are saved ว่าบัญชี IMAP ใน classic Outlook เลือกเองไม่ได้ว่าจะเก็บ Sent Items ไว้ที่โฟลเดอร์ไหน แต่ปิดการบันทึกสำเนาได้ ทุกวิธีในคู่มือนี้จึงเป็นการทำให้ Outlook จับคู่โฟลเดอร์ได้ถูก หรือให้เซิร์ฟเวอร์เป็นผู้บันทึกแทน

ตารางจับคู่อาการ Sent Items ผิดปกติในบัญชี IMAP และ Shared Mailbox กับสาเหตุและขั้นตอนที่ใช้แก้ใน Outlook
ดูก่อนว่าอีเมลที่ส่งไปอยู่ที่ไหน ไม่ได้บันทึกเลย บันทึกแค่ในเครื่อง หรือบันทึกซ้ำ วิธีแก้ต่างกัน

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจว่าเปิดการบันทึกสำเนาใน Sent Items ไว้

ถ้าอีเมลที่ส่งไม่มีสำเนาที่ไหนเลย ทั้งใน Outlook และเว็บเมล ให้ไปที่ File > Options > Mail ในส่วน Save messages ติ๊ก Save copies of messages in the Sent Items folder แล้วคลิก OK

ถ้าช่องนี้เป็นสีเทา แปลว่า Group Policy ขององค์กรกำหนดไว้ ค่านี้เก็บเป็น DWORD ชื่อ SaveSent (1 = บันทึก, 0 = ไม่บันทึก) ผู้ดูแลตรวจได้ที่สองตำแหน่งนี้ ถ้ามีค่าใต้ Policies ให้แก้ที่ Group Policy ไม่ใช่แก้ registry ของเครื่อง

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

วิธีตรวจว่าแก้แล้ว: ส่งอีเมลทดสอบถึงตัวเอง แล้วดูว่ามีสำเนาใน Sent Items ถ้ามีและเว็บเมลก็เห็น ไม่ต้องทำขั้นต่อไป ถ้ามีเฉพาะใน Outlook ให้ทำขั้นตอนที่ 2

หน้าจอจำลอง Outlook Options หมวด Mail ส่วน Save messages ที่ติ๊ก Save copies of messages in the Sent Items folder
ถ้าช่องนี้ไม่ได้ติ๊กหรือเป็นสีเทา Outlook จะไม่เก็บอีเมลที่ส่งไว้ที่ไหนเลย (ภาพจำลอง)

ขั้นตอนที่ 2: หาว่า Outlook เก็บ Sent Items ไว้ที่ไหน

ขยายรายการโฟลเดอร์ของบัญชี IMAP ในแถบด้านซ้าย แล้วเทียบกับรายการโฟลเดอร์ในเว็บเมล

  • ถ้าเห็น Sent Items (This computer only) แปลว่า Outlook จับคู่โฟลเดอร์ส่งแล้วไม่ได้ อีเมลที่ส่งจาก Outlook ทุกฉบับอยู่แค่ในเครื่อง ให้ทำขั้นตอนที่ 3 และ 4
  • ถ้าเว็บเมลมีโฟลเดอร์ Sent แต่ Outlook ไม่แสดง โฟลเดอร์นั้นอาจยังไม่ได้ subscribe ให้คลิกขวาที่ชื่อบัญชี > IMAP Folders > Query แล้ว Subscribe โฟลเดอร์ Sent ขั้นตอนละเอียดอยู่ในคู่มือ IMAP Folders
  • ถ้าโฟลเดอร์ทั้งหมดของบัญชีไปซ้อนอยู่ใต้ Inbox เช่น Inbox > Sent, Inbox > Drafts แปลว่าเซิร์ฟเวอร์ใช้ INBOX เป็นรากของโฟลเดอร์ ให้ทำขั้นตอนที่ 3

อย่าเพิ่งลบโฟลเดอร์ This computer only ระหว่างนี้ อีเมลที่ส่งไปแล้วอยู่ในนั้นที่เดียว ถ้าต้องการเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ให้ลากอีเมลจากโฟลเดอร์นี้ไปวางในโฟลเดอร์ Sent ของเซิร์ฟเวอร์หลังแก้เสร็จ

ขั้นตอนที่ 3: ตั้ง Root folder path ให้ตรงกับเซิร์ฟเวอร์

เซิร์ฟเวอร์ IMAP บางระบบเก็บทุกโฟลเดอร์ไว้ใต้ INBOX ถ้า Outlook ไม่รู้ จะมองว่า Sent เป็นโฟลเดอร์ย่อยธรรมดาของ Inbox และจับคู่เป็น Sent Items ไม่ได้

  1. คลิกขวาที่ชื่อบัญชีด้านบนสุดของรายการโฟลเดอร์ เลือก IMAP Folders แล้วคลิก Query ถ้าทุกโฟลเดอร์ขึ้นต้นด้วยคำเดียวกันตามด้วยจุด เช่น INBOX.Sent, INBOX.Drafts แปลว่า INBOX คือรากของโฟลเดอร์
  2. ไปที่ File > Account Settings > Account Settings เลือกบัญชี IMAP > Change > More Settings > แท็บ Advanced
  3. ในช่อง Root folder path พิมพ์ INBOX (หรือรากที่เห็นในข้อ 1) แล้วคลิก OK > Next > Done
  4. ปิด Outlook แล้วเปิดใหม่ รอให้ซิงก์โฟลเดอร์

วิธีตรวจว่าแก้แล้ว: ส่งอีเมลทดสอบ แล้วเปิดเว็บเมลดูโฟลเดอร์ Sent ถ้าเห็นอีเมลทดสอบ แปลว่า Outlook จับคู่ Sent Items ได้แล้ว ถ้าตั้งผิด โฟลเดอร์จะหายจาก Outlook ให้ลบค่าในช่องนี้แล้วเปิด Outlook ใหม่ ข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้รับผลกระทบ

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดโฟลเดอร์พิเศษที่เว็บเมลหรือเซิร์ฟเวอร์

ถ้าตั้ง Root folder path แล้วยังมี Sent Items (This computer only) ให้แก้ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ เว็บเมลหลายระบบมีหน้าตั้งค่าโฟลเดอร์พิเศษ ให้กำหนดว่าโฟลเดอร์ไหนคือ Sent, Drafts และ Trash ชื่อเมนูต่างกันตามระบบ ให้ตรวจในคู่มือของผู้ให้บริการอีเมล ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ IMAP ควรเปิดการประกาศโฟลเดอร์พิเศษ (SPECIAL-USE) ให้ไคลเอนต์เห็น เพราะเป็นวิธีที่ Outlook และโปรแกรมอีเมลอื่นใช้จับคู่โฟลเดอร์

ถ้าแก้ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ มีทางเลี่ยงด้วย Rules ของ Outlook ให้คัดลอกอีเมลที่ส่งไปไว้ในโฟลเดอร์ Sent ของเซิร์ฟเวอร์

  1. แท็บ Home > Rules > Manage Rules & Alerts > New Rule
  2. เลือก Apply rule on messages I send แล้วคลิก Next
  3. ติ๊ก through the specified account แล้วเลือกบัญชี IMAP
  4. ติ๊ก move a copy to the specified folder แล้วเลือกโฟลเดอร์ Sent ของบัญชีบนเซิร์ฟเวอร์
  5. ตั้งชื่อกฎแล้วคลิก Finish

ทางเลี่ยงนี้ทำให้มีสำเนาทั้งในเครื่องและบนเซิร์ฟเวอร์ ถ้าไม่ต้องการสำเนาในเครื่อง ให้ปิดการบันทึกตามขั้นตอนที่ 5 ร่วมด้วย แล้วทดสอบว่ากฎยังคัดลอกอีเมลขึ้นเซิร์ฟเวอร์

เช็กลิสต์สิ่งที่ต้องตรวจก่อนสร้าง OST ของบัญชี IMAP ใหม่เพื่อแก้ Sent Items รวมถึงการสำรองโฟลเดอร์ This computer only
โฟลเดอร์ This computer only ไม่มีบนเซิร์ฟเวอร์ ต้อง Export ออกมาก่อน ไม่อย่างนั้นจะหายไปกับ OST เดิม

ขั้นตอนที่ 5: ปิดการบันทึกสำเนาเมื่ออีเมลใน Sent Items ขึ้นซ้ำ

บางระบบ เช่น Gmail แบบ IMAP บันทึกอีเมลที่ส่งผ่าน SMTP ไว้ในโฟลเดอร์ส่งแล้วให้เอง เมื่อ Outlook บันทึกอีกชุด Sent Items จะมีอีเมลซ้ำสองฉบับ Microsoft แนะนำให้ปิดการบันทึกของ Outlook เฉพาะบัญชีนั้น

  1. ไปที่ File > Account Settings > Account Settings
  2. เลือกบัญชี IMAP แล้วคลิก Change
  3. ติ๊ก Don't save copies of sent items
  4. คลิก Next แล้ว Done

ทำขั้นตอนนี้เฉพาะเมื่อยืนยันแล้วว่าเซิร์ฟเวอร์บันทึกให้เอง วิธีทดสอบคือส่งอีเมลจาก Outlook แล้วเปิดเว็บเมล ถ้าเว็บเมลมีอีเมลนั้นในโฟลเดอร์ส่งแล้วหนึ่งฉบับ และ Outlook มีอีกฉบับ แปลว่าปิดได้ ถ้าเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้บันทึกให้ การปิดตัวเลือกนี้จะทำให้ไม่มีสำเนาเลย

ขั้นตอนที่ 6: สร้างไฟล์ OST ของบัญชี IMAP ใหม่

ตั้งแต่ Outlook 2013 บัญชี IMAP เก็บข้อมูลในไฟล์ OST และ Outlook มักจับคู่โฟลเดอร์พิเศษไว้ตั้งแต่ตอนสร้างไฟล์นี้ ถ้าแก้ฝั่งเซิร์ฟเวอร์แล้วแต่ Outlook ยังใช้ Sent Items (This computer only) อยู่ ต้องให้ Outlook สร้าง OST ใหม่

  1. สำรองโฟลเดอร์ This computer only ทุกโฟลเดอร์ที่มีข้อมูล ด้วย File > Open & Export > Import/Export > Export to a file > Outlook Data File (.pst) ดูวิธีละเอียดในคู่มือสำรองอีเมลบน Outlook
  2. ไปที่ File > Account Settings > Account Settings แท็บ Data Files เลือกไฟล์ของบัญชี IMAP แล้วคลิก Open File Location
  3. ปิด Outlook ตรวจใน Task Manager ว่าไม่มี Outlook ค้าง แล้วเปลี่ยนชื่อไฟล์ เช่น [email protected] เป็น [email protected]
  4. เปิด Outlook รอให้ดาวน์โหลดโฟลเดอร์จากเซิร์ฟเวอร์จนครบ แล้วตรวจว่า Sent Items ไม่มีคำว่า This computer only

ถ้าทุกอย่างปกติหลังใช้งาน 2 ถึง 3 วัน ค่อยลบไฟล์ .old ขั้นตอนเรื่อง OST แบบเต็มอยู่ในคู่มือ Rebuild OST

ขั้นตอนที่ 7: ให้อีเมลที่ส่งจาก Shared Mailbox เข้า Sent Items ของกล่องกลาง

ส่วนนี้สำหรับบัญชี Microsoft 365 ไม่ใช่ IMAP ตามค่าเริ่มต้น เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลในนามของ Shared Mailbox ด้วยสิทธิ์ Send As หรือ Send on Behalf สำเนาจะเข้า Sent Items ของผู้ส่งเอง ไม่ใช่ของกล่องกลาง ทีมที่ใช้กล่องเดียวกันจึงไม่เห็นว่าใครตอบอะไรไปแล้ว Microsoft ให้ผู้ดูแลแก้ที่ Exchange Online ด้วยคำสั่งนี้

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
Set-Mailbox [email protected] -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Set-Mailbox [email protected] -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

หลังเปิดแล้ว สำเนาจะเข้าทั้ง Sent Items ของผู้ส่งและของ Shared Mailbox วิธีนี้ใช้ได้ทั้ง classic Outlook และ new Outlook ส่วน classic Outlook ยังมีทางเลือกด้วย registry ค่า DWORD DelegateSentItemsStyle = 1 ที่ HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences ซึ่งต้องใช้ Cached Exchange Mode และถ้าเปิดคู่กับ MessageCopyForSentAsEnabled จะได้สองสำเนาในกล่องกลาง จึงแนะนำให้ใช้คำสั่ง Set-Mailbox อย่างเดียว ถ้าจำเป็นต้องแก้ registry ให้สำรองก่อนด้วย regedit > File > Export รายละเอียดอยู่ในเอกสาร Messages sent from a shared mailbox aren't saved to the Sent Items folder ของ Microsoft

ผลคำสั่ง Get-Mailbox และ Set-Mailbox ตรวจและเปิดการเก็บสำเนาอีเมลที่ส่งจาก Shared Mailbox ไว้ใน Sent Items ของกล่องกลาง
เปิดทั้งสองค่าถ้าผู้ใช้ส่งทั้งแบบ Send As และ Send on Behalf จาก Shared Mailbox

Sent Items ใน new Outlook และ Outlook for Mac

ตัวเลือก Root folder path, IMAP Folders และ Don't save copies of sent items ในคู่มือนี้เป็นของ classic Outlook for Windows new Outlook ซิงก์บัญชี IMAP ผ่านบริการคลาวด์ของ Microsoft และไม่มีหน้าต่างเหล่านี้ ถ้า Sent Items ใน new Outlook ไม่ตรงกับเว็บเมล ให้ตรวจฝั่งเซิร์ฟเวอร์ตามขั้นตอนที่ 4 ก่อน แล้วลบบัญชีที่ Settings > Accounts > Email accounts และเพิ่มใหม่ Outlook for Mac มีการตั้งค่าโฟลเดอร์ของบัญชี IMAP แยกต่างหากในหน้าการตั้งค่าบัญชี ซึ่งชื่อเมนูต่างกันตามเวอร์ชัน

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Sent Items

ทำไมเว็บเมลมีโฟลเดอร์ Sent แต่ Outlook สร้าง Sent Items ขึ้นมาใหม่?

Outlook ไม่รู้ว่าโฟลเดอร์ Sent บนเซิร์ฟเวอร์คือโฟลเดอร์ส่งแล้ว เพราะเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ประกาศโฟลเดอร์พิเศษ หรือโฟลเดอร์อยู่ใต้ INBOX ให้ตั้ง Root folder path และกำหนดโฟลเดอร์พิเศษที่เซิร์ฟเวอร์ แล้วสร้าง OST ใหม่

ลบโฟลเดอร์ Sent Items (This computer only) ได้ไหม อีเมลจะหายไหม?

ถ้าลบ อีเมลในโฟลเดอร์นั้นจะหาย เพราะมีอยู่ในเครื่องนี้ที่เดียว ให้ลากอีเมลไปไว้ในโฟลเดอร์ Sent ของเซิร์ฟเวอร์ หรือ Export เป็น PST ก่อน ส่วนโฟลเดอร์นี้มักลบไม่ได้ตรง ๆ จะหายเองหลัง Outlook จับคู่โฟลเดอร์ได้และสร้าง OST ใหม่

Sent Items มีอีเมลซ้ำสองฉบับทุกครั้งที่ส่ง ต้องทำอย่างไร?

เซิร์ฟเวอร์บันทึกสำเนาให้เองและ Outlook บันทึกอีกชุด ให้ติ๊ก Don't save copies of sent items ในหน้าต่าง Change ของบัญชีตามขั้นตอนที่ 5 แล้วทดสอบว่ายังมีสำเนาบนเว็บเมลหนึ่งฉบับ

ส่งจากมือถือแล้วไม่ขึ้นใน Sent Items ของ Outlook เกิดจากอะไร?

แอปอีเมลบนมือถือบันทึกสำเนาไว้ในโฟลเดอร์ที่ตั้งไว้ในแอป ซึ่งอาจไม่ใช่โฟลเดอร์เดียวกับที่ Outlook ใช้ ตรวจการตั้งค่าโฟลเดอร์ส่งแล้วในแอปมือถือ และให้ทุกอุปกรณ์ใช้โฟลเดอร์ Sent เดียวกันบนเซิร์ฟเวอร์

ถ้าหลายเครื่องในบริษัทมีปัญหา Sent Items ไม่ตรงกับเว็บเมล หรือต้องการให้ช่วยตั้งค่าโฟลเดอร์พิเศษบนเซิร์ฟเวอร์อีเมล ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ทันที และดูบริการ Cloud Mail Server สำหรับอีเมลบริษัทแบบ IMAP ที่มีทีมดูแล

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Sent Items

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน