Working Hours: ตั้งเวลาทำงานใน Outlook ให้คนนัดประชุมถูกช่วง

Working Hours ใน Outlook คือช่วงเวลาทำงานที่คุณบอกให้คนอื่นเห็น Scheduling Assistant ใช้ค่านี้แนะนำเวลาประชุม และปฏิทินแสดงช่วงนอกเวลาทำงานเป็นสีเข้ม ปัญหาที่พบบ่อยคือเพื่อนร่วมงานนัดประชุม 07:30 น. หรือหลัง 17:00 น. คนที่ทำงานวันเสาร์ถูกมองว่าไม่ว่าง หรือเพื่อนร่วมงานต่างประเทศเห็นเวลาทำงานของคุณเลื่อนไปหลายชั่วโมง สาเหตุส่วนใหญ่คือไม่เคยตั้ง Working Hours เลย ค่าเริ่มต้นของ Exchange คือ 08:00–17:00 น. วันจันทร์ถึงศุกร์ หรือตั้ง Time Zone ของเวลาทำงานผิด วิธีที่ได้ผลคือตั้งใน new Outlook หรือ Outlook on the web ที่ Settings > Calendar > Work hours and location ซึ่งตั้งเวลาแยกรายวันได้ หรือตั้งใน classic Outlook ที่ File > Options > Calendar ส่วน Work time

คู่มือนี้สำหรับพนักงานที่อยากให้คนนัดประชุมถูกช่วง และผู้ดูแลที่ต้องตั้งเวลาทำงานให้ทั้งบริษัท ใช้ได้กับ classic Outlook for Windows, new Outlook และ Outlook on the web ถ้าไม่แน่ใจว่าใช้แบบไหน classic Outlook มีเมนู File มุมซ้ายบน ส่วน new Outlook มีสวิตช์ New Outlook และไอคอนเฟือง Microsoft ระบุว่าการตั้งเวลาทำงานแบบใหม่ใช้ได้กับบัญชีงานหรือโรงเรียนที่มีสิทธิ์ Microsoft 365 ที่รองรับ เมื่อทำครบ คุณจะตั้ง Working Hours ได้ตรงกับเวลาจริง รู้ว่าค่าในแต่ละแอปเกี่ยวกันอย่างไร และตรวจได้ว่าคนอื่นเห็นถูกแล้ว

สิ่งที่ต้องเตรียม

• เวลาทำงานจริงของแต่ละวัน รวมวันเสาร์ถ้าทำงาน และที่ทำงานของแต่ละวัน เช่น ออฟฟิศหรือทำงานจากบ้าน
• บัญชีงาน Microsoft 365 หรือ Exchange ปฏิทินของบัญชี IMAP ใน classic Outlook เก็บในเครื่อง คนอื่นจึงไม่เห็น Working Hours ของคุณ
• ถ้าเป็นผู้ดูแลที่จะตั้งให้ทั้งบริษัท ต้องเชื่อมต่อ Exchange Online PowerShell ได้ และมีบทบาท Organization Management หรือ Recipient Management ตามที่ Microsoft ระบุสำหรับการตั้งปฏิทินแทนผู้ใช้
• เพื่อนร่วมงานหนึ่งคนสำหรับทดสอบว่าเห็น Working Hours ของคุณถูกต้อง

Working Hours สองแบบที่ต้องรู้ก่อนตั้ง

Microsoft มีการตั้ง Working Hours สองแบบที่ทำงานคู่กัน ถ้าไม่รู้เรื่องนี้ จะตั้งในแอปหนึ่งแล้วงงว่าทำไมอีกแอปไม่เปลี่ยน

• แบบเดิม (legacy): ตั้งใน classic Outlook หรือด้วยคำสั่ง Set-MailboxCalendarConfiguration มีเวลาเริ่มและเวลาเลิกได้ชุดเดียวทั้งสัปดาห์
• แบบใหม่ (Work hours and location): ตั้งใน new Outlook หรือ Outlook on the web กำหนดเวลาแยกรายวันและบอกที่ทำงานของแต่ละวันได้ classic Outlook แสดงค่านี้ได้ แต่ต้องตั้งจาก new Outlook หรือเว็บ

กฎการเชื่อมกันตามหน้า Set your work hours and location in Outlook ของ Microsoft คือ ก่อนผู้ใช้ตั้งแบบใหม่ การแก้แบบเดิมจะอัปเดตแบบใหม่ตามไปด้วย แต่เมื่อผู้ใช้ตั้งแบบใหม่แล้ว การแก้แบบเดิมจะไม่เขียนทับแบบใหม่อีก ยกเว้น Time Zone ของเวลาทำงาน ซึ่งถ้าเปลี่ยนในแบบเดิมจะอัปเดตแบบใหม่เสมอ ส่วนแบบเดิมจะถูกตั้งเป็นค่าประมาณจากแบบใหม่ คือเวลาเริ่มเร็วสุดถึงเวลาเลิกช้าสุดของสัปดาห์

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจ Working Hours ที่ตั้งอยู่ตอนนี้

ใน Outlook on the web หรือ new Outlook เปิด Settings > Calendar > Work hours and location ดูว่าวันไหนถูกติ๊กและเวลาเป็นเท่าไร ใน classic Outlook เปิด File > Options > Calendar ดูส่วน Work time ถ้ายังเป็น 8:00 ถึง 17:00 น. วันจันทร์ถึงศุกร์ และเวลาจริงของคุณไม่ตรง แปลว่ายังเป็นค่าเริ่มต้น

ผู้ดูแลตรวจ Working Hours แบบเดิมของผู้ใช้ได้ด้วยคำสั่งนี้ ค่าเริ่มต้นตามเอกสารของ Microsoft คือเริ่ม 08:00:00 เลิก 17:00:00 และ WorkDays เป็น Weekdays

Get-MailboxCalendarConfiguration -Identity [email protected] | Format-List WorkDays,WorkingHoursStartTime,WorkingHoursEndTime,WorkingHoursTimeZone

ให้ดู WorkingHoursTimeZone ด้วย ถ้าไม่ใช่ SE Asia Standard Time เพื่อนร่วมงานจะเห็นเวลาทำงานของคุณเลื่อนไป ให้แก้ตามขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 2: ตั้ง Working Hours ใน new Outlook และ Outlook on the web

1. เปิด Settings > Calendar > Work hours and location
2. ติ๊กวันที่ทำงาน ถ้าทำงานวันเสาร์ ให้ติ๊กวันเสาร์ด้วย
3. ใช้รายการเลือกของแต่ละวันกำหนดเวลาทำงานและที่ทำงาน เช่น จันทร์ถึงพฤหัสบดี 08:30–17:30 น. ที่ออฟฟิศ วันศุกร์ทำงานจากบ้าน
4. ถ้าบริษัทมีหลายอาคารและผู้ดูแลตั้งรายชื่ออาคารไว้ ให้เลือกอาคาร ถ้าไม่ต้องการให้คนอื่นเห็นรายละเอียดสถานที่ ให้เอาติ๊กออกจาก Share office location details คนอื่นจะเห็นแค่ว่าอยู่ออฟฟิศหรือทำงานจากที่อื่น
5. คลิก Save

ถ้าต้องเปลี่ยนเฉพาะวันใดวันหนึ่ง เช่น ปกติทำงานจากบ้านวันศุกร์แต่สัปดาห์นี้เข้าออฟฟิศ ไม่ต้องแก้ค่ารายสัปดาห์ ให้เปิดปฏิทินแล้วคลิก Work plan ของวันนั้นเพื่อแก้เฉพาะวัน Microsoft ระบุว่าตำแหน่งที่ทำงานแสดงในบัตรรายชื่อ (profile card) และใน Scheduling Assistant และระบุว่าข้อมูลนี้ไม่ได้ใช้ติดตามพนักงาน ตรวจผลโดยเปิดปฏิทินมุมมอง Week ช่วงเวลาทำงานที่ตั้งต้องเป็นสีอ่อน ช่วงนอกเวลาเป็นสีเข้ม

ขั้นตอนที่ 3: ตั้ง Working Hours ใน classic Outlook

1. เปิด File > Options > Calendar
2. ในส่วน Work time ตั้ง Start time และ End time
3. ติ๊กวันทำงานใน Work week
4. ตรวจ First day of week และ First week of year ตามที่บริษัทใช้
5. คลิก OK

classic Outlook ตั้งได้ชุดเดียวทั้งสัปดาห์ ถ้าแต่ละวันเวลาไม่เท่ากัน ให้ใช้ขั้นตอนที่ 2 แทน และจำกฎในหัวข้อก่อนหน้าไว้ ถ้าเคยตั้งแบบใหม่ไปแล้ว การแก้ในหน้านี้จะไม่เปลี่ยนสิ่งที่คนอื่นเห็นในแบบใหม่ ยกเว้น Time Zone ตรวจผลโดยปิดหน้าต่างแล้วดูมุมมอง Work Week ช่วงเวลาทำงานต้องเปลี่ยนตามที่ตั้ง

Set-MailboxCalendarConfiguration -Identity [email protected] -WorkingHoursTimeZone "SE Asia Standard Time"

Set-MailboxCalendarConfiguration -Identity [email protected] -WorkingHoursStartTime 08:30:00 -WorkingHoursEndTime 17:30:00 -WorkingHoursTimeZone "SE Asia Standard Time" -WorkDays Weekdays

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize Unlimited | Set-MailboxCalendarConfiguration -WorkingHoursStartTime 08:30:00 -WorkingHoursEndTime 17:30:00 -WorkingHoursTimeZone "SE Asia Standard Time" -WorkDays Weekdays