Search Folders: รวมอีเมลตามเงื่อนไขไว้ที่เดียวใน Outlook

Search Folders คือโฟลเดอร์เสมือนใน Outlook ที่แสดงอีเมลทุกฉบับซึ่งตรงเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เช่น อีเมลที่ยังไม่อ่าน อีเมลที่ติด Flag หรืออีเมลจากลูกค้ารายสำคัญ รวมไว้ในที่เดียวโดยไม่ย้ายอีเมลออกจากโฟลเดอร์จริง อีเมลใหม่ที่ตรงเงื่อนไขจะขึ้นใน Search Folders เองทันที ใน classic Outlook สร้างได้ที่แท็บ Folder > New Search Folder (หรือกด Ctrl+Shift+P) ส่วน new Outlook และ Outlook on the web สร้างได้จากหัวข้อ Search Folders ในแถบโฟลเดอร์ แต่เลือกได้เฉพาะเงื่อนไขสำเร็จรูป

คู่มือนี้เขียนสำหรับคนที่ใช้ Rules คัดอีเมลไปหลายโฟลเดอร์แล้วอยากเห็นภาพรวม และผู้ดูแลไอทีที่ต้องตอบคำถามว่า "Search Folders หายไปไหนใน new Outlook" ครอบคลุม classic Outlook for Windows (Microsoft 365 Apps, 2024, 2021, 2019, 2016), new Outlook for Windows และ Outlook on the web สำหรับบัญชี Microsoft 365/Exchange และบัญชี IMAP/POP เมื่อทำครบ คุณจะสร้าง Search Folders ทั้งแบบสำเร็จรูปและแบบกำหนดเองได้ แก้ไขหรือลบได้โดยไม่ทำให้อีเมลหาย และรู้ข้อจำกัดของแต่ละรุ่น

สิ่งที่ต้องเตรียม

• รู้ว่าใช้ Outlook แบบไหน: classic Outlook มีเมนู File ที่มุมซ้ายบน new Outlook และ Outlook on the web มีไอคอนรูปเฟือง (Settings) แทน Search Folders แบบกำหนดเงื่อนไขละเอียดมีเฉพาะใน classic Outlook
• เงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ชื่อหรืออีเมลผู้ส่ง คำในหัวเรื่อง หรือหมวด Category ที่ใช้อยู่
• บัญชีงานหรือโรงเรียน ถ้าจะใช้ Search Folders ใน Outlook on the web เพราะ Microsoft เปิดให้เฉพาะบัญชีงานหรือโรงเรียน (และ Outlook.com ที่มีการสมัคร Microsoft 365 ที่เข้าเงื่อนไข)
• ไม่ต้องสำรองข้อมูลก่อนสร้าง เพราะ Search Folders ไม่ย้ายหรือคัดลอกอีเมล

Search Folders ต่างจากโฟลเดอร์ปกติและ Rules อย่างไร

เข้าใจข้อนี้ก่อนจะช่วยกันความเข้าใจผิดที่ทำให้อีเมลหายจริง

• Rules ย้ายอีเมลจริง อีเมลหนึ่งฉบับอยู่ได้โฟลเดอร์เดียว ส่วน Search Folders แค่แสดงผล อีเมลฉบับเดียวกันจึงปรากฏได้ในหลาย Search Folders พร้อมกัน ขณะที่ตัวจริงยังอยู่ใน Inbox หรือโฟลเดอร์ที่ Rule ย้ายไป
• การลบ Search Folder ไม่ลบอีเมล คลิกขวาแล้วเลือก Delete Folder จะลบแค่โฟลเดอร์เสมือน แต่ถ้าเปิด Search Folder แล้วเลือกอีเมลข้างในกด Delete อีเมลจะถูกลบจากโฟลเดอร์จริงด้วย
• การค้นคำเป็นแบบขึ้นต้นคำ เอกสารของ Microsoft ยกตัวอย่างว่าคำว่า rain จะเจอ rainy แต่ไม่เจอ brain หรือ grain ภาษาไทยที่ไม่เว้นวรรคระหว่างคำจึงอาจไม่ตรงเสมอ ให้ใช้คำที่ขึ้นต้นข้อความหรือใช้เงื่อนไขผู้ส่งแทน

ถ้ายังไม่มีระบบคัดอีเมลเข้าโฟลเดอร์ อ่านคู่มือสร้าง Rules คัดแยกอีเมล ประกอบ Search Folders ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้คู่กับ Rules

ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Search Folders แบบสำเร็จรูปใน classic Outlook

1. ไปที่แท็บ Folder ในกลุ่ม New คลิก New Search Folder หรือกด Ctrl+Shift+P
2. ในรายการ Select a Search Folder เลือกแบบที่ต้องการ แบบที่ใช้บ่อยคือ Unread mail, Mail flagged for follow up, Mail from specific people, Large mail, Old mail และ Mail with attachments (บางแบบต้องเลื่อนลงไปท้ายรายการ)
3. ถ้าแบบที่เลือกต้องกำหนดค่าเพิ่ม ช่อง Customize Search Folder ด้านล่างจะให้กด Choose เช่น เลือกรายชื่อผู้ส่ง หรือขนาดอีเมลที่ถือว่าใหญ่
4. ถ้ามีหลายบัญชีในโปรไฟล์ เลือกบัญชีในช่อง Search mail in แล้วคลิก OK

ตรวจผล: Search Folder ใหม่จะอยู่ใน Folder Pane ใต้หัวข้อ Search Folders ของบัญชีนั้น (กดลูกศรเพื่อขยายถ้ายังยุบอยู่) เปิดแล้วควรเห็นอีเมลที่ตรงเงื่อนไขจากหลายโฟลเดอร์ ถ้าว่างเปล่าทั้งที่มีอีเมลตรงเงื่อนไข ให้รอสักครู่เพราะ Outlook ต้องประมวลผลครั้งแรก

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Search Folders แบบกำหนดเงื่อนไขเอง

ใช้เมื่อแบบสำเร็จรูปไม่ตรงงาน เช่น ต้องการรวมอีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีไฟล์แนบจากหลายลูกค้าไว้ที่เดียว

1. เปิด New Search Folder เลื่อนลงล่างสุดแล้วเลือก Create a custom Search Folder
2. คลิก Choose ในส่วน Customize Search Folder แล้วตั้งชื่อ เช่น ใบแจ้งหนี้ลูกค้า
3. คลิก Criteria หน้าต่างนี้มีแท็บ Messages, More Choices และ Advanced แบบเดียวกับ Advanced Find เช่น ใส่คำว่า ใบแจ้งหนี้ ในหัวเรื่อง และเลือก one or more attachments ในแท็บ More Choices
4. คลิก Browse เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่จะรวมผล ติ๊ก Search subfolders ถ้าต้องการรวมโฟลเดอร์ย่อย แล้วคลิก OK ทุกหน้าต่างที่เปิดอยู่

ตรวจผล: เปิด Search Folder ใหม่ ควรเห็นเฉพาะอีเมลที่ตรงทุกเงื่อนไข ถ้าไม่มีอะไรขึ้น ให้ลองเงื่อนไขเดียวกันใน Advanced Find ก่อน จะได้รู้ว่าเงื่อนไขแคบเกินหรือเปล่า วิธีตั้งเงื่อนไขละเอียดแต่ละแท็บอยู่ในคู่มือ Advanced Find